Datenschutzhinweis / Information über das Compliance Hinweisgebersystem "Let us know" via Telefon

Bitte lesen Sie diesen Datenschutzhinweis aufmerksam durch, bevor Sie einen Hinweis geben und sich zuvor mit dem Inhalt der nachfolgenden Informationen einverstanden erklären:

Das wichtigste in aller Kürze:

Anonyme Meldungen

• Sie haben die Möglichkeit uns Informationen zukommen zu lassen, ohne Nennung Ihrer Identität preiszugeben.
• Eine Kommunikation erfolgt im weiteren Verlauf über eine automatisch generiete Fallnummer sowie Passwort, die Sie dazu verwenden können, um über dieses Hinweisgebersystem mit uns in Kontakt zu bleiben.
• Eine Rückverfolgung Ihrer Identität über andere Wege, bspw. Ihre IP-Adresse, ist ausgeschlossen

Sofern Sie nicht anonym bleiben wollen

• Die mitgeteilten Informationen sowie Ihre Identität werden streng vertraulich behandelt. Sie können nur von Mitarbeitern des Corporate Compliance Office und – soweit notwendig – von Systemadministratoren eingesehen werden.
• Ihre Identität wird nur dann preisgegeben, wenn Klöckner hierzu rechtlich verpflichtet ist oder dies für den Ermittlungszweck und/oder zur Verfolgung von Ansprüchen zwingend erforderlich ist.
• Insoweit können wir nicht völlig ausschließen, dass Ihre Identität zu einem späteren Zeitpunkt ggf. Ermittlungsbehörden oder in Gerichtsverfahren offengelegt werden muss.
• Klöckner sichert zu, dass einen Hinweisgeber keinerlei Nachteile auf Grund seines Hinweises treffen werden, sofern er nicht wissentlich falsche Informationen verbreitet, das Hinweisgebersystem in sonstiger Weise missbraucht oder sich selbst belastet hat.
• Wir versichern, dass bei Abbruch der Dateneingabe, keinerlei Daten über den Vorgang gespeichert oder übermittelt werden.

Langfassung

1. Allgemeine Informationen

a) Einleitung
Mit den folgenden Datenschutzhinweisen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre Rechte bezüglich dieser Verarbeitung informieren.

b) Definitionen
Wir möchten Ihnen die folgenden Begriffe erläutern, die im Rahmen dieser Datenschutzhinweise verwendet werden:

• Datenschutz Grundverordnung: Die Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) ist ein Gesetz der Europäischen Union (EU), das den Schutz personenbezogener Daten regelt. Die hier zur Verfügung gestellten Informationen dienen der Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung nach der DSGVO.
• Personenbezogene Daten: Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf einen Betroffenen beziehen. Betroffene sind identifizierte oder identifizierbare natürliche Personen. Eine identifizierbare natürliche Person ist eine Person, die durch den Namen oder andere Daten identifiziert werden kann. Personenbezogene Daten sind hierbei z.B. Kontaktdaten, IP-Adresse, Alter und viele andere.
• Verarbeitung: Eine Verarbeitung gemäß Art. 4 Nr. 2 DSGVO ist jeder Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
• Verantwortlicher: Ein Verantwortlicher gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist eine natürliche oder juristische Person, die über die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheidet und somit dafür verantwortlich ist.

c) Verantwortlicher
Wir, die Klöckner & Co SE, Am Silberpalais 1, 47057 Duisburg, Deutschland sind Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und somit für die nachfolgend erläuterte Datenverarbeitung verantwortlich. Bei Fragen oder Wünschen zur Datenverarbeitung wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten, dessen Kontaktdaten Sie im nächsten Absatz finden.

d) Datenschutzbeauftragter
Sie können sich jederzeit unter folgenden Kontaktdaten an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:
E-Mail: datenschutzbeauftragter@kloeckner.com.

2. Informationen bezüglich der Verarbeitung
Das Compliance Hinweisgebersystem "Let us know" ("Compliance Hinweisgebersystem")  ist als wesentlicher Bestandteil des Compliance Programms der Klöckner & Co SE, Am Silberpalais 1, 47057 Duisburg, Deutschland ("Klöckner") ein webbasiertes automatisiertes Verfahren zur Verhütung von Wirtschaftskriminalität und ähnlich schwerwiegender, das Unternehmen schädigender Verhaltensweisen bzw. Interessenkonflikten. Klöckner wendet sich an Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden und andere Geschäftspartner mit der Bitte, schwerwiegende Regelverstöße oder Interessenkonflikte von Mitarbeitern, Lieferanten, Kunden und anderen Geschäftspartnern von Klöckner zu melden.
 
Schwerwiegende Regelverstöße und Interessenkonflikte sind schwere Verfehlungen und Verhaltensweisen, die gegen Strafvorschriften oder Menschenrechte verstoßen oder sich massiv gegen das Unternehmensinteresse von Klöckner richten. Hierunter fallen insbesondere:

• Menschenrechtsverletzungen
• Banken- und Finanzkriminalität
• Verstöße gegen Wertpapierbestimmungen einschließlich verbotener Insidergeschäfte
• Wettbewerbs- und Kartellrechtsverstöße
• Fälschung und Unterdrückung von Verträgen, Berichten oder Aufzeichnungen
• Korruption (Bestechung und Vorteilsgewährung)
• Geldwäsche und Terrorfinanzierung
• Verstöße gegen das Außenwirtschaftsrecht
• Sonstige die Unternehmensinteressen berührende Straftaten, insbesondere Betrug, Untreue, Diebstahl und Unterschlagung
• Fehlverhalten in Bezug auf Rechnungslegung, interne Rechnungslegungskontrollen, Wirtschaftsprüfung und Bilanzierung;
• Schwerwiegende Verstöße gegen umweltrechtliche Bestimmungen
• Verstöße gegen öffentliches Auftragswesen
• Verstöße gegen Produktsicherheit und -konformität
• Verstöße gegen die Verkehrssicherheit
• Verstöße gegen den Strahlenschutz und kerntechnische Sicherheit
• Gefahr der öffentlichen Gesundheit
• Verstöße gegen den Verbraucherschutz
• Verstöße gegen den Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten
• Verstöße gegen die Sicherheit von Netz- und Informationssystemen
• Interessenkonflikte, die offensichtlich der interessengerechten Ausführung der Aufgaben für Klöckner entgegenstehen und zu erheblichen Vermögens- oder Rufschädigungen von Klöckner führen können.

Sämtliche Angaben, die Sie über sich, über gemeldete Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden und andere Geschäftspartner des Klöckner & Co Konzerns oder über sonstige Angelegenheiten machen, die im Zusammenhang mit Klöckner stehen, können zu Entscheidungen führen, die für Mitarbeiter von Klöckner und Dritte, die in den von Ihnen gemeldeten Vorgang verwickelt sind, schwerwiegende Konsequenzen haben können. Darum bitten wir Sie, uns nur Informationen zur Verfügung zu stellen, die nach Ihrem besten Wissen richtig sind. Die von Ihnen bereitgestellten Informationen werden streng vertraulich behandelt.

Die Nutzung des Klöckner Compliance Hinweisgebersystems ist freiwillig und kann anoyom erfolgen. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir Meldungen nur dann annehmen und bearbeiten können, wenn Sie bestätigen, dass Sie diesen Datenschutzhinweis gelesen, zur Kenntnis genommen und der Verarbeitung der von Ihnen gemachten Angaben ausdrücklich zugestimmt haben. Wir bitten Sie daher, vorab Ihre Einwilligung zu erklären. Erst danach gelangen Sie dann zum Meldeformular. Wenn Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der von Ihnen gemachten  Angaben zu  personenbezogenen Daten und Informationen nicht erteilen wollen, schließen Sie bitte diese Homepage. In diesem Fall können Sie einen Hinweis nicht über das Compliance Hinweisgebersystem melden. Sie können sich dann an den für Sie zuständigen Compliance Officer wenden.

Sie können entscheiden, ob Ihr Hinweis ausschließlich an die Verantwortlichen einer bestimmten Klöckner & Co Tochtergesellschaft in dem betroffenen Land und/oder an das Corporate Compliance Office der Klöckner & Co SE in Deutschland weitergeleitet werden soll.

Wir bitten Sie, vorab Ihre Einwilligung zu erklären. Erst danach gelangen Sie zum Meldeformular bzw. erhalten Sie Zugang zu den landesspezifischen kostenfreien Telefonnummern, mit denen Sie einen mündlichen Hinweis geben können. Wenn Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der von Ihnen gemachten Angaben zu personenbezogenen Daten und Informationen nicht erteilen wollen, schließen Sie bitte diese Homepage. In diesem Fall können Sie einen Hinweis nicht über das Compliance Hinweisgebersystem melden.

Unabhängig von der Möglichkeit der Nutzung unseres Hinweisgebersystems können Sie sich auch direkt an das Corporate Compliance Office der Klöckner & Co SE wenden, deren Kontaktdaten Sie auf der Webseite unserer Gesellschaft finden.

Ferner können Sie um ein persönliches Treffen mit einem Verantwortlichen der betroffenen Klöckner & Co Tochtergesellschaft und/oder mit einem Vertreter des Corporate Compliance Offices der Klöckner & Co SE bitten.

Der Eingang Ihres Hinweises wird von uns innerhalb von 7 Tagen bestätigt, soweit Sie uns im Rahmen der Nutzung des Hinweisgebersystems Ihre Kontaktdaten zur Verfügung gestellt haben. Wir werden Ihrem Hinweis so schnell wie möglich und sorgfältig wie nötig nachgehen und Sie über den Ausgang unserer Ermittlungen im Rahmen der im Hinweisgebersystem zur Verfügung stehenden Kommunikationsmöglichkeiten informiert halten.

Sollten Sie anonym bleiben wollen, so können Sie im Rahmen der Nutzung unseres Hinweisgebersystem unter Angabe einer Fallnummer und eines Passwortes dennoch mit uns in Kontakt bleiben. Die Fallnummer und Passwort erhalten Sie jeweils zum Abschluss Ihres Hinweises, abhängig von der Übermittlungsform entweder am Bildschirm schriftlich angezeigt oder fernmündlich übermittelt durch einen Mitarbeiter unseres Dienstleisters.

Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal mit uns bezüglich des von Ihnen erteilten Hinweises in Kontakt treten wollen oder sich über den Bearbeitungsstand Ihres Hinweises erkundigen wollen, so können Sie dies sowohl über das Web- als auch das Telefon-basierte Hinweisgebersystem, unter Nutzung der Fallnummer und des Passwortes, tun.

Wir versichern, dass bei Abbruch der Dateneingabe, durch Anklicken des Abbruchfeldes am Ende der Erfassungsmaske, keinerlei Daten über den Vorgang gespeichert oder übermittelt werden.

3. Informationen bezüglich der Verarbeitung

a) Datenkategorien
Wenn Sie über das Compliance Hinweisgebersystem einen Hinweis geben, speichern wir folgende personenbezogenen Daten und andere Informationen, sofern und soweit sie von Ihnen eingegeben und damit für uns zur weiteren Nutzung ausdrücklich freigegeben werden:

• Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten; soweit Sie nicht anonym bleiben möchten;
• Angaben über die betroffene Klöckner-Gesellschaft
• Ob Sie bei Klöckner angestellt sind;
• Namen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrem Hinweis angeben, (z.B. Funktionsbeschreibungen, Kontaktdaten);
• Beschreibung, sowie Angaben über Zeit und Ort der nicht regelkonformen Verhaltensweisen, sowie die
• Beschreibung des dem Hinweis zu Grunde liegenden Sachverhalts
• Angaben darüber, ob das jeweilige Management Kenntnis vom nicht regelkonformen Verhalten hat.
• Fragen, die Sie gegebenenfalls haben;

b) Zwecke der Verarbeitung

Klöckner wird die geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere die Rechte des Hinweisgebers und des Beschuldigten, beachten. Die durch Hinweise gewonnenen Informationen werden nur zum Zwecke der Ermittlung und etwaigen Ahndung von schwerwiegenden Regelverstößen oder Interessenkonflikten verwendet.

Sofern nicht von der Möglichkeit einer anonymen Meldung gebraucht gemacht wurde, werden die durch einen Hinweisgeber mitgeteilten Informationen sowie seine Identität streng vertraulich behandelt. Die Identität wird nur dann preisgegeben, wenn Klöckner hierzu rechtlich verpflichtet ist oder dies für den Ermittlungszweck und/oder zur Verfolgung von Ansprüchen zwingend erforderlich ist. Insoweit können wir nicht völlig ausschließen, dass ihre Identität zu einem späteren Zeitpunkt ggf. Ermittlungsbehörden oder in Gerichtsverfahren offengelegt werden muss. Klöckner sichert zu, dass einen Hinweisgeber keinerlei Nachteile auf Grund seines Hinweises treffen werden, sofern er nicht wissentlich falsche Informationen verbreitet, das Hinweisgebersystem in sonstiger Weise in unzulässiger Rechtsausübung missbraucht oder sich selbst belastet hat.

Personen, deren Identität Sie über den Compliance Hinweisgebersystem offen legen, werden zur Wahrung Ihrer Rechte über den eingegangenen Hinweis und die erhobenen Anschuldigungen informiert,  sobald dies die Ermittlungen nicht mehr gefährdet.

Abgesehen von dem Hinweis selbst, werden im Laufe der weiteren Bearbeitung des Hinweises personenbezogene Daten und Informationen in der Datenbank des Compliance Hinweisgebersystem gespeichert. Auf diese können nur Mitarbeitern jenes  Compliance Office einer Klöckner & Co Tochtergesellschaft zugegriffen werden, an die der Hinweis gerichtet ist, ferner – soweit zugestimmt – von Mitarbeitern des Corporate Compliance Offices der Klöckner & Co SE, Deutschland und – soweit technisch erforderlich- von Systemadministratoren. Alle diese Personen sind ausdrücklich zur Einhaltung der Vorschriften der DSGVO aller weiteren geltenden Datenschutzbestimmungen und zur Wahrung der Vertraulichkeit verpflichtet. Diese Verpflichtung gilt auch für Mitarbeiter anderer interner oder externer Stellen, soweit deren Einschaltung zur Aufklärung erforderlich ist.

c) Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Diese Verarbeitung erfolgt regelmäßig auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe a (Einwilligung), fallweise auch im Rahmen der Erfüllung einer uns obliegenden rechtlichen Pflicht nach Buchstabe c (zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) und gegebenenfalls im Rahmen der Wahrung unserer berechtigten Interessen und unter gleichzeitiger Berücksichtigung und Abwägung mit den berechtigten Interessen und der Grundrechte der betroffenen Person nach Buchstabe f (zur Wahrung berechtigter Interessen) DSGVO.

d) Freiwillige Datenbereitstellung
Die Nutzung des Klöckner Compliance Hinweisgebersystems "Let us know" ist freiwillig. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir Meldungen nur dann annehmen und bearbeiten können, wenn Sie bestätigen, dass Sie diesen Datenschutzhinweis gelesen, zur Kenntnis genommen und der Verarbeitung der von Ihnen gemachten Angaben ausdrücklich zugestimmt haben.

e) Speicherdauer
Die gespeicherten personenbezogenen Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie deren Kenntnis für die Bearbeitung des Hinweises und gegebenenfalls für die Einleitung von Sanktionen oder Geltendmachung von Ansprüchen oder im Zusammenhang mit Strafverfolgungsmaßnahmen oder -verfahren (z. B. Nebenklägerschaft) erforderlich ist oder die Daten von Gesetzes wegen aufbewahrt werden müssen. Andernfalls werden die personenbezogenen Daten spätestens zwei Monate nach Abschluss der Untersuchungen gelöscht.

f) Empfänger der personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten, die uns über das Klöckner Compliance Hinweisgebersystem "Let us know" erreichen, können grundsätzlich nur von Mitarbeitern der Compliance Organisation eingesehen werden.

In besonderen Fällen kann es notwendig sein, andere Vertrauensstellen, wie den Datenschutzbeauftragten oder den Betriebsrat einzubinden.

g) Transfer in Drittländer
Die Webseite, auf die Sie nach Abgabe Ihrer Einwilligung weitergeleitet werden, wird durch unseren Dienstleister

GAN Integrity
345 7th Avenue
New York, NY 10001
USA

betrieben. Dieser hat seinen Sitz in den USA, sodass für ihn nicht unmittelbar das europäische Datenschutzrecht, sondern das Recht in den USA gilt. Das US-Recht entspricht dabei nicht in allen Einzelheiten dem europäischen Recht. So lässt sich etwa nicht ausschließen, dass staatliche Stellen, insbesondere US-Behörden, auf Ihre Daten in einer Weise Zugriff nehmen können, die nach deutschem oder europäischem Rechtsverständnis unverhältnismäßig ist. Weiter lässt sich nicht ausschließen, dass Rechtsbehelfe und Rechtsmittel gegen entsprechende Zugriffe nicht oder nicht in gleicher Weise eingeräumt werden, wie dies in Deutschland der Fall wäre oder für US-Bürger gilt.

Sofern Sie unten in diese datenschutzrechtlichen Hinweise einwilligen, willigen Sie zugleich darin ein, dass Ihre Daten für die Bearbeitung Ihres Hinweises an den Dienstleister übermittelt und in den USA von diesem erhoben, verarbeitet und genutzt werden dürfen.

4. Was passiert, wenn ich von einem Hinweis selbst betroffen bin oder verdächtigt werde?
Wenn Sie von einem Hinweis an das Compliance Hinweisgebersystem selbst betroffen sind, wird die zuständige Stelle innerhalb der Klöckner & Co Organisation sich diesbezüglich mit Ihnen in Verbindung setzen, sobald hierdurch das Aufklärungsinteresse nicht mehr beeinträchtigt wird.
Wir werden Sie über Folgendes informieren:

• Die Vorwürfe, die gegen Sie erhoben werden;
• Die Personen oder Abteilungen, die Informationen oder Berichte über die Vorwürfe erhalten können;
• Wie Sie Ihr Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten und gegebenenfalls deren Berichtigung, Löschung oder Sperrung wahrnehmen können.
• Wenn die Weitergabe einer dieser Informationen die Rechte anderer verletzen würde, werden wir diese Informationen nur im Falle einer Rechtspflicht weitergeben.

5. Ihre Rechte
Als Betroffener können Sie sich jederzeit mit einer formlosen Mitteilung an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, um Ihre Rechte gemäß der DSGVO auszuüben (Kontaktdaten oben unter Ziffer 1. d)). Diese Rechte sind die folgenden:

• Das Recht, Auskunft über die Datenverarbeitung zu erhalten, sowie eine Kopie der verarbeiteten Daten (Auskunftsrecht, Art. 15 DSGVO),
• das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Ergänzung unvollständiger Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO),
• das Recht, die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen, sowie, falls die personenbezogenen Daten veröffentlicht wurden, die Information an andere Verantwortliche über den Antrag auf Löschung (Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO),
• das Recht, die Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO),
• das Recht, die personenbezogenen Daten der betroffenen Person in einem strukturierten, allgemein gebräuchlichen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und die Übermittlung dieser Daten an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen zu verlangen (Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO),
• das Recht auf Widerspruch gegen die Datenverarbeitung, um sie zu unterbinden (Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO),
• das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen, um eine Datenverarbeitung, die auf Ihrer Einwilligung beruht, zu unterbinden. Der Widerruf hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der Einwilligung vor dem Widerruf (Widerrufsrecht, Art. 7 DSGVO),
• das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Datenverarbeitung gegen die DSGVO verstößt (Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, Art. 77 DSGVO).

6. Zustimmung & Widerruf der Einwilligung
Die Verarbeitungszwecke im Einzelnen sind:

• Nutzung des Compliance-Hinweisgebersystem "Let us know"

                    - Details zu den verarbeiteten Datenkategorien und Zwecken können Sie Kapitel 3.a) und 3.b) entnehmen
                    - Alternativ kann auch eine anonyme Meldung erfolgen

• Datenübermittlung an Partner in den USA (Drittstaatentransfer)

                    - Sie willigen zugleich ein, dass auch Sub-Dienstleister in den USA Ihre Daten verarbeiten.
                    - Die USA werden vom EuGH als ein Land mit einem nach EU-Standards unzureichendem Datenschutzniveau eingeschätzt. Es besteht
                    insbesondere das Risiko, dass Ihre Daten durch US-Behörden, zu Kontroll- und zu Überwachungszwecken, möglicherweise auch ohne
                    Rechtsbehelfsmöglichkeiten, verarbeitet werden. Weitere Details finden Sie in der Datenschutzerklärung unter 3.g).

Der Widerruf der Einwilligung nach Erhalt der Meldung ist in der Regel nicht möglich, da wir verpflichtet sind, die Meldung nachzuverfolgen sowie die beschuldigte Person über die gegen sie erhobenen Vorwürfe und durchgeführten Ermittlungen zu informieren. Dies umfasst ebenfalls die Drittstaatenübermittlung.

Sie können den Inhalt dieser datenschutzrechtlichen Information und Einwilligungserklärung hier speichern: